Школа эффективного управления рабочими средами. Часть 2. Многоэтажные офисы и бизнес-парки

В первой части "Школы" мы говорили о том, как современные тренды по организации рабочих сред смещают акценты с помещений на персонал. Поскольку для эффективной работы каждому сотруднику необходимы определенные ресурсы, задача руководителей офисов состоит в том, чтобы обеспечить эти ресурсы и создать среду, благоприятную для решения бизнес-задач.

Физический офис сам по себе является своего рода ресурсом. Возможно, его конфигурация существенно изменилась за последнее время, но рабочие помещения по-прежнему остаются важным элементом совместной работы и коммуникаций. В этой части "Школы" мы рассмотрим более крупные рабочие среды — многоэтажные офисы и бизнес-парки, размещенные в нескольких корпусах.

Необходимо учесть несколько важных факторов. Во-первых, поскольку ежедневно будут совершаться сотни бронирований, компании потребуется единая платформа бронирования помещений, способная обновлять информацию в режиме реального времени вне зависимости от количества помещений или для сравнительно большого их числа. Во-вторых, платформа должна позволять создавать полную карту офиса и/или карты его сегментов для контроля занятости и управления ресурсами. И последнее, но не менее важное: поскольку число приходящих/уходящих посетителей и гостей возрастает, система должна быстро обрабатывать поток посетителей и обеспечивать полную видимость их местонахождения в здании.

Система управления рабочей средой с точки зрения сотрудника

Простое бронирование помещений

Программное обеспечение для бронирования рабочих мест должно действовать, как единая платформа, соединяя каждое помещение и каждое рабочее место, разбросанные по разным этажам и зданиям.

Сначала необходимо создать в системе карту офиса, загрузив подробную информацию о помещениях, например, число переговорных, их расположение, емкость, оснащенность и пр. После этого сотрудники могут с помощью фильтров найти помещение или рабочее место, которое соответствует их потребностям, и забронировать его прямо на карте в несколько кликов. Синхронизация данных в режиме реального времени поможет предотвратить повторное резервирование.

Большинство решений для бронирования поддерживают интеграцию со сторонними календарями (Outlook, Google, Microsoft Teams и пр.), что позволяет сотрудникам пользоваться знакомыми инструментами и оперативно бронировать места из любой локации.

Простой поиск нужного помещения

В многоэтажном офисе или в нескольких строениях бизнес-парка не всегда легко и быстро удается найти нужное место. Эта проблема особенно актуальна не только для внешних гостей, но и для новых сотрудников компании. Подробная карта офиса и сопутствующих помещений позволяет успешно добраться до зарезервированного места.

То же самое действительно и для бронирования персональных рабочих мест. Карту рабочих мест можно использовать для поиска нужных коллег и оперативного решения рабочих вопросов.

Профессиональная работа с посетителями

Система управления посетителями расширяет возможности сотрудников, позволяя им своевременно встречать важных гостей. Система упрощает контроль входа/выхода посетителей и их взаимодействие с сотрудниками, а также значительно экономит время обеих сторон коммуникации.

Сотрудник может предварительно зарегистрировать информацию о госте до его прибытия. По прибытии гостю необходимо зарегистрироваться — обычно это происходит путем сканирования QR-кода. При этом система управления посетителями автоматически отправит сообщение о визитере уполномоченному сотруднику.

Система управления рабочей средой с точки зрения сотрудника административного персонала

Простое управление офисным пространством

Выше мы говорили о том, как карта офиса помогает сотрудникам находить забронированные места. С точки зрения административного персонала, наличие карты офиса предоставляет полную информацию о ресурсах (помещениях и рабочих местах) на каждом этаже/в каждом здании, что позволяет оперативно корректировать ситуацию при необходимости.

Администратор может назначать постоянные рабочие места для сотрудников, работающих только в офисе. Остальной пул рабочих мест и переговорных будет распределяться между дистанционными сотрудниками и посетителями согласно актуальной информации в системе. Если переговорное помещение нуждается в техническом обслуживании, администратор обозначает его статус, как недоступный для бронирования, до окончания работ. В системе могут быть обозначены особые зоны для совместной работы, что позволит рабочим группам или членам проектной команды работать в непосредственном контакте друг с другом.

Совместимые с программным обеспечением интеллектуальные датчики будут собирать данные об использовании каждого пространства и рабочего стола. Полученная статистика позволит администраторам и руководителям находить возможности для оптимизации и более эффективного использования ресурсов.

Сокращение эксплуатационных расходов

Программное обеспечение для бронирования переговорных и рабочих мест совместно с системой управления посетителями облегчают нагрузку на администраторов, поскольку сотрудники могут самостоятельно бронировать места. Кроме того, это помогает сократить административные расходы, связанные с наймом нескольких администраторов для работы на стойке регистрации.

Интеллектуальные датчики (например, датчики присутствия) отслеживают наличие людей в помещении и автоматически снимают бронь с помещения/рабочего места, если их не заняли в течение определенного времени. Статус помещения/рабочего места оперативно обновляется в системе онлайн-бронирования, делая его доступным для нового резерва. Так система оптимизирует пространство многоэтажных офисов и офисов, расположенных в нескольких зданиях, и позволяет экономить на стоимости недвижимости.

Защита персонала, помещений и имущества

Безопасность персонала, помещений и имущества — приоритетная задача для административных сотрудников. Система управления посетителями предлагает администратору полную картину посещений офиса, например, сколько внешних посетителей ожидается сегодня, сколько из них уже находится в здании, а сколько покинуло здание. Такой мониторинг обеспечивает безопасность здания и позволяет принять своевременные меры при обнаружении посторонних.

Продолжение следует

Школа эффективного управления рабочими средами. Часть 1. Гибридный офис