Школа эффективного управления рабочими средами. Часть 3. Коворкинги

В последние годы коворкинг-пространства быстро набирают популярность. Это своего рода офисное пространство, которое делят люди из разных компаний, чтобы сэкономить на стоимости недвижимости. Коворкинг можно рассматривать, как перспективную альтернативу домашним офисам и кофейням.

В этой части "Школы" мы обсудим, как эффективное решение для управления рабочими средами может придать новый импульс этому новому гибкому формату, помочь избежать хаоса и получить максимальную отдачу.

Как коворкинги влияют на будущее рабочих сред

Аналитики прогнозируют, что количество людей, работающих в коворкингах по всему миру, удвоится в период с 2021 по 2024 год и достигнет 5 млн человек. К концу 2024 года во всем мире будет около 42 000 к оворкингов (Statista, 2022).

Ожидается, что мировой рынок гибких рабочих мест вырастет с $33,23 млрд в 2020 году до $73,03 млрд к 2026 году (Stratview Research, 2022).

Рынок растет, и вместе с гибридным режимом работы все больше и больше людей будут выбирать работу в коворкинге. Это открывает окно возможностей для владельцев коворкинг-пространств.

Как продвинуть коворкинг-бизнес?

Создание коворкинга требует от его владельца серьезных усилий. Резервирование помещений, использование ресурсов, безопасность офиса, отслеживание посетителей — список можно продолжать до бесконечности. Такому бизнесу понадобятся более совершенные инструменты, чем электронные таблицы, для эффективной обработки резервов и повышения качества обслуживания клиентов.

Решение для управления коворкингом должно объединять на одной платформе системы бронирования помещений и рабочих мест с системой управления посетителями. Это поможет владельцу коворкинг-бизнеса сохранить конкурентное преимущество и выделиться среди конкурентов.

Потенциал коворкинга

Как эффективное решение для управления рабочей средой может раскрыть потенциал коворкинга?

Удобное бронирование

Современному коворкингу стоит отказаться от практики "ручного бронирования". Система бронирования помещений и рабочих мест обеспечивает оптимальную процедуру резервирования для клиентов коворкинга, позволяя создать резерв в течение нескольких секунд.

Здесь (как и в примерах из первой и второй частей "Школы") также имеет смысл рассматривать решение, способное интегрироваться со сторонними календарями (Outlook, Google Microsoft Teams и пр.). Так клиенты смогут создавать резерв в своем календаре без необходимости постоянно переключаться между системами.

Важно, чтобы забронированные ресурсы максимально точно соответствовали потребностям клиентов. Необходимо оборудовать помещения разного размера для видеоконференций и зоны для командной работы, а также обеспечить возможность создавать в системе повторяющиеся резервы с различными временными диапазонами (каждую неделю, месяц и пр.).

Решения для управления рабочими средами должны также включать в себя аппаратные опции, например, панельные ПК, которые могут служить не только цифровой вывеской с цветными светодиодами, отображающей статус занятости помещения/стола. Имея сенсорный экран, ПК может выполнять функции панели бронирования, а также предоставлять пользователям карту помещения, список запланированных совещаний и пр.

Мониторинг резервов

Каждый резерв должен быть четко представлен во временной сетке и синхронизирован в режиме реального времени в системе бронирования помещений, что предотвращает двойное бронирование и позволяет администратору контролировать текущую занятость помещений/столов.

Например, если помещение или стол нуждаются в техническом обслуживании, можно установить для них статус "Недоступен для бронирования". Иногда необходимо быстро отменить резерв или перевести клиента в другое свободное помещение. Если место забронировано, но никто не пришел, администратор должен иметь возможность отменить резерв и снова сделать место доступным в системе.

Полноценная загрузка помещений

Для максимально эффективного использования имеющихся помещений и рабочих мест понадобятся интеллектуальные датчики, совместимые с системой бронирования и позволяющие автоматически отменять незанятые резервы.

После отмены резерва статус помещения/стола будет немедленно обновлен в системе онлайн-бронирования и в сторонних календарях. Кроме того, данные об использовании помещений будут полезны администраторам и владельцам коворкингов для внесения корректировок в стратегию использования пространства.

Управление посетителями и работа с данными клиентов

Коворкинг-пространства работают с разными типами посетителей: от сотрудников компаний до частных клиентов и даже курьеров. Люди приходят и уходят в течение всего дня, поэтому важно иметь систему для мониторинга посетителей в режиме реального времени, обеспечивая безопасность офиса и отслеживая контакты клиентов.

Система управления посетителями должна различать клиентов, курьеров и подрядчиков, проверять историю посетителей (при необходимости), оптимизировать процесс их регистрации, а также участвовать в обеспечении безопасности — и все это с минимальными затратами и усилиями. Это возможно за счет использования таких платформ, которые поддерживают интеграцию с программным обеспечением для управления системами контроля доступа, что превращает коворкинг в полноценную технологическую экосистему.

Продолжение следует

Школа эффективного управления рабочими средами. Часть 1. Гибридный офис

Школа эффективного управления рабочими средами. Часть 2. Многоэтажные офисы и бизнес-парки