Что нужно учесть в 2019 году при обновлении телефонной системы отеля?

Владение ретро-автомобилем считается роскошью. Владение старой телефонной системой вряд ли можно считать преимуществом. В современном мире коммуникационные технологии постоянно развиваются и радикально обновляются, поэтому устаревшие системы, которые используют только голосовые данные, все больше теряют спрос из-за недостатка функциональности. Это верно, в том числе, и для гостиничного сектора.

Применение гостиничных телефонных систем давно не ограничивается звонком для пробуждения гостей и обеспечением круглосуточного приема обращений. Телефон стал незаменимым способом влиять на впечатления потребителя, повышать производительность персонала и добиваться нужных результатов.

Современные коммуникационные технологии, такие как VoIP, унифицированные коммуникации (UC) и облачные сервисы, предоставляют целый ряд возможностей для расширения бизнеса, которые устаревающие аналоговые системы уже не могут предложить. Если вы нуждаетесь в обновлении телефонной системы или хотите опробовать принципиально новое коммуникационное решение, рекомендуем тщательно проработать детали.

Стартовые условия: число пользователей и соединительных линий

Перед обновлением телефонной системы необходимо собрать стартовую информацию, которая позволит выбрать правильное решение. Основным фактором выбора является емкость системы.

Сколько добавочных номеров понадобится, чтобы обеспечить связь в отеле определенного размера? Сколько сотрудников будут разговаривать по телефону одновременно? Нужно учесть возможное количество сотрудников и гостей в расчете на ближайшие три года. Это определит требования к емкости системы, а также даст представление о необходимом функционале.

Другим важным фактором является использование внешних телефонных линий (транков). В большинстве случаев в числе используемых вариантов окажутся аналоговые линии, схемы с большой пропускной способностью (T1 или PRI), SIP-транки или любые их комбинации.

Стандартная линия PRI, которая поддерживает 23 голосовых канала, может обеспечить потребности небольшого отеля. Но при больших объемах дополнительные схемы или резервные линии крайне необходимы. Кроме того, VoIP-технологии позволяют значительно экономить на стоимости звонков, как местных, так и международных.

Больше пользы с меньшими затратами

Несмотря на большое количество функций, которые может предложить современное телефонное решение, не каждый отель будет использовать их все. Стоит четко понимать, какие именно функции смогут обеспечивать выполнение текущих задач, а возможно, даже принесут прибыль.

Для повышения качества обслуживания гостей и эффективности сотрудников рекомендуем изучить следующие возможности современных IP-АТС.

Интеллектуальное управление вызовами: полный набор функций управления вызовами позволит владельцам отелей снизить трудозатраты и повысить эффективность работы. Такие функции, как маршрутизация вызовов, IVR, быстрый набор и встроенный будильник, помогают отелям автоматизировать управление потоком вызовов и снижают регулярную нагрузку.

Интеграция PMS: система управления имуществом отеля (PMS) обеспечивает максимальную операционную эффективность, если она интегрирована с системами связи. В этом случае процесс бронирования, биллинг и прочие операции станут проще, чем когда-либо.

Мобильный софтфон: постоянная связь между сотрудниками отеля может поддерживаться с помощью мобильных устройств, что сокращает время отклика на запросы гостей и оптимизирует совместную работу.

Поддержка нескольких офисов: если вы владеете сетью отелей, или отель имеет несколько корпусов, значительную экономию принесет перенаправление вызовов между локациями через VPN или выбор системы с комплексными решениями для распределенных офисов.

Таким образом, желательно, чтобы новая телефонная система была способна предоставить следующие возможности:

Оптимизация управления работой персонала

Если отель не оснащен PMS, способной обеспечить управление и оптимизацию рабочего процесса, рекомендуем выбрать IP-АТС со встроенным гостиничным приложением / модулем, например, IP-АТС Yeastar серии S.

Такие приложения помогают управлять регистрацией гостей, отслеживанием статуса номера и биллингом с минимальными затратами и без проблем с совместимостью. Кроме того, приложение предоставляет возможность для мониторинга в режиме реального времени.

Это позволяет отелям с немногочисленным персоналом сократить время отклика на запросы, централизовать управление и обеспечить бесперебойную работу с гостями.

Совместимость с существующей инфраструктурой и дополнительные затраты

Бюджет, необходимый для реализации решения, зачастую является решающим фактором при выборе нового оборудования и ПО. В целях сокращения расходов важно понимать, можно ли эффективно использовать существующую инфраструктуру. Совместимость нового решения с существующими АТС, телефонами, шлюзами и соединительными линиями не только поможет добиться максимальной экономической эффективности, но и избавит от многих проблем в процессе инсталляции и обслуживания.

Если вы планируете перейти от аналоговой к IP-сети, рекомендуем развернуть сеть VoIP-шлюзов Yeastar, которые объединят эти системы. Что касается стоимости шлюзов, она значительно ниже той суммы, которая понадобится для полной замены аналоговых телефонов, факсов и других ценных аналоговых активов.

Простота использования и управления

Лучшие телефонные системы для отелей не только функциональны, но и просты в использовании. Не стоит приобретать решения бизнес-телефонии, которые требуют наличия в штате собственных технических специалистов.

В настоящее время провайдеры предлагают простые в использовании устройства, полноценную техническую поддержку или даже управляемые услуги для обеспечения бесперебойной работы системы. Удобная пользователю система должна быть готова к работе по принципу Plug&Play и иметь набор надежных встроенных функций управления для системных администраторов.

Контрольный список функций для простого администрирования и управления IP-АТС:

• Plug&Play;
• веб-интерфейс управления;
• мониторинг ресурсов;
• уведомление о событиях (мгновенное оповещение);
• правила для рабочих часов и выходных;
• автонастройка IP-телефонов;
• удаленное управление;
• Firewall и IP Auto Defense;
• онлайн-поддержка;
• масштабируемость.

Предотвращение аварий и восстановление системы

К сожалению, несмотря на все принятые меры, аварии иногда случаются. Отказоустойчивость решений критически важна для гостиниц с круглосуточной доступностью — это позволит минимизировать время простоя бизнеса в случае сбоев сети или нестабильной работы телефонной связи.

При принятии решения рекомендуем обратить внимание на такие возможности IP-АТС, как двойное резервирование, отработка отказа с помощью 4G LTE, автоматическое резервное копирование и восстановление.

Облачное или локальное развертывание

Теперь, когда вы имеете базовое представление о существующей инфраструктуре и потребностях бизнеса, осталось решить, какой тип развертывания оптимален для вашего отеля: облачный сервер или локальное VoIP-решение.

Хотя облачные решения становятся все более и более популярными, они подходят далеко не всем. С одной стороны, оба варианта будут прекрасно работать при наличии достаточного количества функций. С другой стороны, рассматривая финансовый аспект, нужно учитывать, что облачные решения традиционно работают по модели OpEx (операционные расходы), а локальные телефонные системы поддерживают модель CapEx (капитальные затраты).

Компания АйПиМатика предлагает оптимальные решения для гостиничного бизнеса

Коммуникационная система — это долгосрочная инвестиция, и важно найти решение, которое не только удовлетворит текущие потребности бизнеса, но и сможет масштабироваться по мере их роста.

Кроме того, зачастую владельцам и IT-службам гостиниц необходимо решить вопрос с подбором оптимальных телефонов для номеров и рабочих мест сотрудников.

Для построения телефонной сети в небольших отелях рекомендуем использовать настольные и DECT-IP-телефоны Yealink.

В многоэтажных гостиницах с большим количеством мобильных сотрудников будут незаменимы микросотовые DECT-IP-системы Gigaset.

В номера, в зависимости от класса отеля и решаемых задач, возможна установка:

• бюджетных IP-телефонов Fanvil H1;
• IP-телефонов премиум-класса Fanvil H3 и Fanvil H5;
• WiFi-IP-телефонов IPmatika PH656NW (в случае, когда невозможна прокладка проводов);
• специальных трубок IPmatika PH658N для ванных комнат.

Обращаем ваше внимание на то, что, согласно законодательству РФ, отели высокого класса звездности обязаны обеспечивать телефонную связь для всех гостей. Каждая комната многокомнатного номера должна быть оснащена телефонным аппаратом или переносной трубкой. Использование, например, трубок Yealink W52H позволяет значительно сократить затраты в таких случаях.

Все устройства Yealink, Fanvil, IPmatika и Gigaset протестированы в работе с IP-АТС Yeastar и полностью поддерживают весь набор функций.

Становитесь партнером компании АйПиМатика!

По всем вопросам обращайтесь по адресу sales@ipmatika.ru