Система бронирования рабочих мест как инструмент для реализации гибридного формата работы

Концепция гибридного офиса широко и эмоционально обсуждается бизнесом уже несколько лет. Предполагается, что гибкий график позволяет офисным сотрудникам соблюдать баланс между работой и личной жизнью, а работодатели получают ряд возможностей для экономии средств. Одним из основных инструментов создания гибридного офиса является концепция совместного использования рабочего места.

На данный момент наибольшее распространение получили две стратегии совместного использования рабочих мест: это хот-дескинг и хотелинг. Несмотря на большое сходство, разница все же есть:

• хотелинг позволяет сотрудникам иметь постоянное рабочее место, но занимать его лишь в определенные часы и дни;
• хот-дескинг распределяет свободные места между сотрудниками по мере необходимости, при этом не привязывая их к конкретному столу и компьютеру.

Реализация подобных стратегий позволяет решить следующие задачи:

• финансовую (физическую) — максимально эффективное использование существующей площади, а также устранение дисбаланса, который может возникнуть у слишком быстро расширяющегося бизнеса при отсутствии возможности для столь же оперативной аренды новых площадей;
• культурную — оптимизация существующей площади, что создает комфортную среду для эффективного общения и совместной работы, при этом освободившееся пространство можно использовать в других целях, например, для организации отдыха сотрудников.

Преимущества гибридного офиса

Согласно исследованию Deloitte, посвященному тенденциям в области человеческого капитала, для трети опрашиваемых респондентов баланс между работой и личной жизнью является значимым фактором при выборе места работы.

Исследование Gallup показало, что сотрудники, у которых есть возможность перемещаться по разным рабочим местам, в 1,3 раза более вовлечены в процессы, чем другие. Вовлеченность, в свою очередь, значительно влияет на увеличение итоговой прибыли компании.

Гибридный формат повышает эффективность работы над поставленными задачами, позволяя сотрудникам в полной мере использовать часы своей максимальной производительности.

Использование систем бронирования рабочих мест показывает потенциальным сотрудникам, что компания ценит их время и доверяет им. Такая стратегия позволяет привлечь в штат наиболее ценные, творческие и креативные кадры, за которые сражаются HR-отделы лидеров рынка.

Инвестиции в решение для бронирования рабочих мест могут стать прекрасным способом сократить расходы на аренду лишних офисных площадей, мебель, IT-оборудование. Сэкономленные средства можно инвестировать в дальнейшее развитие бизнеса.

Переход на гибридный формат организации офиса: когда нужен и как реализовать

Формат гибридного офиса необходим, если:

• компания нанимает преимущественно мобильную рабочую силу;
• персонал состоит из консультантов, сотрудников отдела продаж или подрядчиков, которые находятся в офисе неполный рабочий день;
• офис имеет гибкую модульную планировку;
• компания имеет офисы в нескольких городах;
• нужно сократить площадь арендуемых помещений и сэкономить на аренде;
• нужно оптимизировать логистику рабочих процессов между отделами;
• нужно привлечь адаптируемых, современных сотрудников, которые ценят гибкость и сбалансированность рабочего времени.

Внедрение нового формата потребует обучения персонала новым процедурам (например, схеме резервирования рабочего места в приложении) и адаптации офисных помещений к новой рабочей среде.

Переход на "внутренний коворкинг" требует кропотливой работы с отделом кадров и IT-специалистами компании, так как перемены влияют не только на рабочие привычки сотрудников, но и на физическую планировку офиса. Например, можно вывести на большую ТВ-панель интерактивный план этажа с аватарами сотрудников для быстрого поиска нужного человека в условиях постоянно меняющейся рассадки.

Еще одним важным шагом является определение конкретных целей и ключевых показателей эффективности (KPI) для новой системы, будь то производительность сотрудников, экономия средств или любой другой фактор. К определению этих параметров также важно привлечь сотрудников HR и IT, поскольку они могут предоставить полезную информацию как с точки зрения технологий, так и с точки зрения работы с персоналом.

Кроме того, переход на бронируемые столы будет включать в себя новую стратегию управления персоналом. Такой переход практически нереально выполнить без эффективной CRM-системы, измеряющей эффективность каждого конкретного сотрудника.

Корпоративная культура играет важную роль в успехе или провале внедрения нового формата работы. В компаниях со сформированной иерархией в команде и четко сформулированными бизнес-процессами гибкий режим рабочего дня позволит добиться большей эффективности, чем в бизнесе, где понятная структура ответственности слаба или отсутствует изначально.

Как правильно выбрать систему бронирования помещений и рабочих мест

При выборе системы бронирования стоит обратить внимание на следующие аспекты:

• облачное решение по подписке или решение On-Premise;
• удобство использования и простота внедрения;
• наличие аналитики и отчетности в режиме реального времени;
• предоставление технической поддержки для всех членов команды.

Программное обеспечение для бронирования рабочих мест

Как правило, все производители коммерческого ПО для бронирования помещений предоставляют тестовые демо-лицензии на 2-3 недели. Это позволяет тестировать сразу несколько вариантов ПО, а затем выбрать в качестве корпоративного стандарта то решение, которое наиболее естественно может быть внедрено в существующую офисную культуру и инфраструктуру. Наличие мобильного приложения существенно упрощает внедрение внутреннего коворкинга.

Преимущества специализированного ПО:

• минимизация человеческого фактора — меньше возможностей для ошибок;
• безопасность данных компании;
• правильное распределение ролей и разрешений;
• доступ к данным и аналитике с помощью отчетов в режиме реального времени;
• предсказуемая занятость рабочих мест (легко понять, когда нужное место станет доступным);
• отсутствие ограничений в масштабировании: по мере роста компании система растет вместе с бизнесом.

Наиболее развитые системы бронирования предлагают интеграцию с различными платформами, сторонними приложениями и решениями, обеспечивая единый вход. Например, наличие общего чата позволяет удаленным сотрудникам оставаться на связи в любое время и в любом месте, а единые принципы авторизации повышают безопасность корпоративных данных вне зависимости от того, где и когда сотрудники входят в систему.

Если оптимальный вариант ПО найти не получается, ничто не мешает написать необходимый софт своими силами. Многие производители "железа" (панельные ПК, сенсоры, хабы и пр.) готовы предоставить доступ к среде разработчика (SDK) и системе команд (API), что дает неограниченные возможности для создания собственной уникальной системы.

ROI и отчетность

Анализ внутренних данных об использовании инфраструктуры компании жизненно важен в современном бизнесе. Хорошим трендом является возможность интеграции системы бронирования с приложением Google Analitics.

Оптимальная система бронирования отслеживает, как сотрудники предпочитают размещаться, как взаимодействуют разные отделы, сколько времени каждый сотрудник проводит в офисе и какие помещения используются чаще всего. Продвинутые системы предлагают настраиваемые отчеты, помогая решать индивидуальные задачи компании. Например, доступ к данным и аналитике позволяет понять, в каких областях сотрудникам нужно дальнейшее обучение или поддержка. В дальнейшем эти данные используются для оптимизации стратегии гибридного офиса.

Использование датчиков присутствия позволяет получить более точное представление о степени реальной загрузки конкретного рабочего места. Работодатель может с легкостью определить, сколько времени сотрудник проводит за рабочим столом, а сколько — "в курилке". Кроме того, сенсоры упрощают процедуры Check-in/Check-out.

Внедрение системы бронирования потребует первоначальных вложений в ПО, а возможно, и в переоборудование офисных помещений. Поэтому необходимо трезво оценивать, какую отдачу приносят эти инвестиции в краткосрочной и долгосрочной перспективе, перевесят ли преимущества от снижения арендной платы/повышения производительности сотрудников затраты на ПО.

Принято считать, что система бронирования рабочих мест способна повысить производительность труда и оптимизировать расходы на аренду в тех компаниях, где более 40% сотрудников способны эффективно трудиться на "удаленке". Объективная отчетность позволит оценить эти результаты и отследить движение ресурсов.

Продолжение следует