Системы бронирования MeetingRoomApp — новый продукт в портфеле компании АйПиМатика

Эффективное расходование времени сотрудников и использование офисных пространств — залог успешности современного бизнеса. Одна из важнейших составляющих этого — повышение КПД переговорных комнат и других офисных помещений.

В последние несколько лет рынок переговорных комнат в мире растет на 8-10% в год, в основном, за счет малых переговорных и huddle-room. Команда компании АйПиМатика знает об этом не понаслышке: за 5 лет число переговорных в московском офисе выросло в 4 раза, и все они заняты практически весь день.

В эпоху пандемии потребность в таких помещениях не падает — работающие в офисе сотрудники реже выезжают за его пределы, проводя, тем не менее, регулярные встречи с партнерами и клиентами. В отсутствие офлайн-мероприятий компании проводят все больше вебинаров. В 2020 году компания АйПиМатика провела, в среднем, в 4 раза больше вебинаров, чем в 2019. Разумеется, их проще и эффективнее организовывать в специально оборудованном пространстве.

По результатам опросов, до пандемии 24% сотрудников офисов Москвы и Санкт-Петербурга заявляли о нехватке переговорных комнат. На данный момент, в среднем, этот процент несколько снизился за счет компаний, перешедших на дистанционную работу, но после снятия всех ограничительных мер неизбежно возрастет.

При этом, по информации из разных источников, от 20% до 40% всех бронирований (и времени нахождения переговорных комнат в состоянии "занято") являются ложными: забронировали на всякий случай или ошибочно, взяли время с запасом и закончили раньше, что-то перепутали, задублировали бронь в разных комнатах и пр.

Вместе с тем, во многих компаниях найти свободное время для брони нельзя даже на 5-7 рабочих дней вперед. Это приводит к ситуации, когда реальное эффективное заполнение фактически не превышает 50% (тогда как хорошим показателем считается 70-80%), а в календаре найти свободный слот практически невозможно.

Для решения проблем логичнее использовать не экстенсивный (открыть еще несколько переговорных), а интенсивный метод, то есть улучшить систему бронирования. Для этих целей существуют различные системы и ПО различных производителей, которые предлагает компания АйПиМатика.

16 декабря 2020 года с 12:00 до 13:00 (МСК) продакт-менеджер компании АйПиМатика Илья Иванов проведет вебинар "ПО для систем бронирования помещений MeetingRoomApp".

Спикер сделает обзор нового продукта, расскажет о сферах применения MeetingRoomApp, ценовой политике и условиях для партнеров.

Зарегистрироваться

После внедрения подобных систем, позволяющих повысить полезную загрузку помещений, оптимизировать работу, а также собрать и проанализировать статистику использования переговорных комнат, компании в среднем могут оптимизировать до 1/6 своих площадей.

Экономия складывается даже из мелочей: сотрудник забыл выключить свет, проектор, не закрыл окно или, например, помещение не успели убрать, ориентируясь на ложное бронирование, что отражается на следующих переговорах — решить все эти проблемы поможет использование современных систем бронирования.

Так, первым поставщиком подобного софта, с которым в 2020 году компания АйПиМатика заключила дистрибьюторский договор, стала чешская компании Letsgood.com s.r.o. — разработчик программного обеспечения MeetingRoomApp.

ПО MeetingRoomApp поставляется в двух вариантах:

• бессрочные лицензии;
• лицензии на доступ к облачному сервису MeetingRoomApp Cloud с ежегодной оплатой.

Для использования бессрочных лицензий на собственном сервере (on-premise) необходима покупка одной серверной лицензии (Perpetual Server License) и по одной лицензии на каждое устройство (Perpetual Device License), а также последующее ежегодное приобретение лицензии Maintenance на получение обновлений.

Использование бессрочных лицензий дает заказчику не только возможность сэкономить при далеком горизонте планирования (по сравнению с равной ежегодной оплатой), но и расширенные возможности кастомизации.

При использовании годовых лицензий MeetingRoomApp Cloud не требуется покупка никаких дополнительных серверных лицензий.

Устройство с установленным ПО MeetingRoomApp может быть размещено снаружи или внутри переговорной комнаты, зала заседаний или других помещений, позволяя реализовывать различные сценарии использования:

• индикация статуса занятости;
• быстрое бронирование данного помещения и бронирование по расписанию;
• поиск других свободных помещений и их бронирование;
• конференц-сервис (уборка, кейтеринг, IT-поддержка и т. д.).

Бронирование помещений осуществляется на устройстве, установленном при входе — например, на планшетных компьютерах Qbic и оборудовании других производителей, работающих на OS Android — или же удаленно (из календаря Microsoft Outlook). MeetingRoomApp поддерживает синхронизацию с G Suite (Google Apps), Microsoft Exchange и Office 365.

Мы рекомендуем использовать именно панельные компьютеры Qbic, что дает пользователям ряд преимуществ:

• отсутствие батареек и поддержка PoE;
• работа по проводной локальной сети;
• возможность использования RFID-карт для авторизации за счет встроенного считывателя;
• полноэкранный режим без возможности переключиться на другое приложение, что обеспечивает гарантированную работу в нужном сценарии;
• переход по указанному тайм-ауту в нужный режим, например, показа рекламных роликов;
• повышенная безопасность системы;
• возможность дистанционного управления и настройки, контроля состояния большого количества устройств;
• наличие креплений в комплекте (для монтажа как на стену, так и на стекло);
• работа по расписанию — разная яркость экрана в рабочее и нерабочее время для экономии электроэнергии;
• возможность полного выключения компьютера в нерабочее время;
• стильный дизайн.

Другим важным преимуществом ПК Qbic является цветовая индикация статуса помещений:

• красный — занято;
• желтый — скоро будет занято или в помещении кто-то есть, но без предварительной брони;
• зеленый — свободно.

При этом, за счет использования трех цветовых индикаторов на разных сторонах корпуса ПК Qbic статус помещения видно с любой стороны и с любого угла обзора.

Пользователям MeetingRoomApp также доступен сервис WayFinder ("Поиск пути") в режиме указателя (Flightboard) или расписания занятости залов (Timeline). Один WayFinder использует одну лицензию на устройство MeetingRoomApp, при этом данные можно выводить через любой браузер на любое количество мониторов и панелей в офисе, конференц-центре, гостинице или другом помещении. Кроме того, для больших конференц-залов полезен полноэкранный режим работы MeetingRoomApp: на любой экран можно вывести одно объявление и отражать информацию во весь экран.

Flightboard

Timeline

MeetingRoomApp предоставляет отчеты по загруженности помещений, наиболее популярному времени бронирования, общей загрузке переговорных комнат (в том числе, по этажам, департаментам или разным офисам).

ПО MeetingRoomApp полностью переведено на русский язык и поддерживает возможность кастомизации интерфейса. Программное обеспечение доступно в GooglePlay и App Store (только для iPad). Внимание: ПО не предназначено для работы со смартфонами и будет работать некорректно! При этом ПО устанавливается в несколько кликов и не требует специального обучения пользователей.

Становитесь партнером компании АйПиМатика!

По вопросам приобретения ПО MeetingRoomApp обращайтесь к Вашему менеджеру.